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Introduction
Dans une entreprise, il arrive souvent qu'une collaboration soit nécessaire entre départements pour livrer une demande de service. Octopus permet aux utilisateurs n'ayant pas de compte Intervenant Octopus de recevoir des tâches afin de participer à l'exécution d'une demande. On les appelle « Intervenants externes ». Cette répartition de tâches permet d'exploiter plus efficacement les demandes de service et d'améliorer le service à la clientèle en permettant de suivre la progression de toutes ces tâches directement dans le portail Web.
Les tâches d'approbation continuent d'être assignées dans le portail Web dans le module « Approbations », tandis que les tâches régulières sont traitées dans le module « Tâches ».
Pour créer un compte Intervenant externe à un utilisateur, voir la Création d'un compte Octopus de l'article Gestion des utilisateurs.
Cliquer le lien Approbations automatisées - Document de référence pour en connaître davantage sur les tâches d'approbation.
Un Intervenant externe nécessite une licence de type Intervenant Externe.
Pour plus d'informations sur les types de licences voir la section Licence Octopus de l'article Gestion des utilisateurs
Notifications aux utilisateurs externes
Lors de l'assignation d'une tâche à un utilisateur externe, une notification lui sera envoyée par courriel, l'informant qu'une nouvelle tâche a été assignée à son groupe ou à lui.
Illustration 1 - Notification d'une tâche assignée à un groupe d'intervenants (internes ou externes)
Illustration 2 - Notification d'une tâche assignée à un intervenant (interne ou externe)
Accès aux tâches via le portail Web
Un utilisateur identifié comme intervenant externe aura accès aux tâches actives qui lui sont assignées dans le module « Tâches » du portail Web.
| Liste de tâches disponibles | Brève description |
|---|---|
| Mes tâches | Liste des tâches actives et prises en charge par l'intervenant externe |
| Nouvelles | Liste des tâches actives et assignées au groupe ou à l'intervenant externe |
| Ouvertes | Liste de toutes les tâches actives non complétées du groupe ou de l'intervenant externe |
| Complétées | Liste des tâches complétées par l'intervenant externe |
Prendre en charge, modifier et compléter une tâche
Lorsqu'une tâche est assignée à un intervenant externe, la prise en charge et la complétion peuvent se faire à partir de la liste des tâches ou à partir de la tâche elle-même :
- Dans la liste des tâches, cliquer sur le bouton
pour la prendre en charge et sur le bouton 
pour la compléter - Dans la tâche elle-même, le bouton
sert pour la prise en charge et le bouton 
sert à compléter la tâche.
Illustration 3 - Interface des tâches sur le portail Web
L'illustration ci-dessous démontre les champs à remplir pour documenter et compléter une tâche. Plus bas, on retrouve également le formulaire d’ajout d'activités.
Illustration 4 - Formulaire d'une tâche assignée à un intervenant
Illustration 5 - Formulaire d'activité
Informations additionnelles pour l'administrateur Octopus
- Les intervenants externes font partie de la liste des « Utilisateurs Octopus ». Pour faire la distinction entre les différents types d'intervenants, il est possible d'utiliser les colonnes :
- L'effort est visible, mais non obligatoire dans les tâches aux utilisateurs externes
- Le "type" d'activité n'est pas visible pour les utilisateurs externes
- Les intervenants externes reçoivent systématiquement les notifications par courriel (cette fonction ne peut être désactivée)
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