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Table des matières

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Introduction

De nouvelles fonctionnalités sont disponibles pour améliorer l’utilisation de pièces jointes dans Octopus.

Ce qu'il faut savoir :

La limite d'une pièce jointe dans Octopus est de 100 mb.
La limite des pièces jointes, ajoutées à une activité, envoyée par courriel via les serveurs DAZZM est de 25 mb.
* Pour l'envoi de courriel avec des pièces jointes supérieures à cette taille, vous devez utiliser votre propre serveur SMTP Adresses personnalisées.

Noter qu’il y a habituellement aussi une limite dans vos serveurs de courrier, si vous ne recevez pas le courriel ou le fichier, dans ce cas, il faut voir avec votre administrateur.

Comment faire une sélection multiple de fichiers joints ?

Pour ajouter plusieurs documents dans Octopus, il faut :

Dans l’onglet Fichiers joints, cliquer sur le bouton + qui se trouve à droite de cette fenêtre
Vous devez vous rendre à l’endroit où se situent les fichiers à inclure dans Octopus
Sélectionner le 1er document
Tenir la touche CTRL enfoncée afin de sélectionner d'autres fichiers
Cliquer sur Ouvrir pour transférer tous les documents dans Octopus en une seule fois

Pour supprimer plusieurs documents dans Octopus :

Dans l’onglet Fichiers joints, sélectionner un 1er document
Puis, tenir la touche CTRL enfoncée afin de sélectionner les autres fichiers
Cliquer sur la touche Delete-suppr sur votre clavier pour supprimer tous les fichiers en une seule fois.

Pour ouvrir plusieurs fichiers en même temps à partir d’Octopus :

Dans l’onglet Fichiers joints, sélectionner un 1er document
Puis, tenir la touche CTRL enfoncée afin de sélectionner les autres fichiers.
Cliquer sur le bouton droit de votre souris.
Cliquer sur Ouvrir
Tous les fichiers sélectionnés s’ouvriront en même temps

Pour sauvegarder plusieurs fichiers d’une SR/Incident dans un répertoire personnel ou partagé :

Dans l’onglet Fichiers joints, sélectionner un 1er document
Puis, tenir la touche CTRL enfoncée afin de sélectionner les autres fichiers
Cliquer sur le bouton Sauvegarder tous les fichiers joints à droite, dans cet onglet.
Choisir l’endroit où vous désirez enregistrer les fichiers.
Cliquer sur Sélectionner un dossier pour les enregistrer à l’emplacement souhaité.

Comment utiliser la case à cocher Aperçu ?

La case Aperçu qui est disponible dans l'onglet Fichiers joints de chaque module permet de visualiser le document joint directement dans Octopus.

Pour visualiser un document, il faut :

Dans l’onglet Fichiers joints, sélectionner un document.
Cliquer sur le bouton Aperçu à gauche
L’aperçu du contenu du document s’affichera dans une fenêtre à droite

Voir en image

Ce qu'il faut savoir :

Pour certains types de fichiers, dont les PDF, Octopus utilise la composante de prévisualisation qui est enregistrée dans Windows.

Dans certains scénarios, la composante installée ne supporte pas correctement la prévisualisation depuis Octopus et l'aperçu de PDF n'est pas disponible. Ce scénario a été corrigé en installant une composante tierce pour la gestion des PDFs sur le poste de travail.

Avis de non-responsabilité
Avant d'installer quelque logiciel que ce soit, il est important d'être conscient que DAZZM n'endosse, ni ne propose, d'utiliser aucun logiciel tierce sans d'abord avoir fait les analyses et validations de sécurité d'usage propre à votre entreprise.

Certains logiciels tiers permettent de corriger la fonctionnalité de prévisualisation de PDF dans Windows. Une recherche Internet peut être faite avec les mots-clés suivants : pdf preview windows 32bits

Une fois le logiciel tier installé, simplement relancer le client Windows et l'aperçu des fichiers joints devrait s'afficher normalement.

Comment ajouter un ou plusieurs fichier(s) joint(s) dans une tâche ?

Les fichiers joints dans un formulaire peuvent être rendu disponibles dans une tâche.

Pour ce faire, l'on doit mettre la variable du ou des champs personnalisés Fichier joint utilisés dans le formulaire.

Cette variable peut être utilisée dans le champ Condition, dans le Sujet ou dans la Description détaillée de la tâche.

Pour ajouter des fichiers joints directement dans une tâche, il faut :

Placer le curseur à l'endroit où vous voulez positionner la variable, soit, par exemple, dans le champ Description détaillée
Appuyer sur la touche F3 pour afficher les champs personnalisés du formulaire
Faites la sélection du ou des champs de type Fichier joint que vous avez publié(s) dans le formulaire et confirmer en cliquant sur OK.
À la soumission du formulaire, le ou les fichier(s) joint(s) s’ajouteront automatiquement à la tâche.
Il est possible dans le champ Condition d’ajouter une règle conditionnelle pour l’affichage ou non du Fichier joint.