Dans le cadre de l’application de la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels), nous souhaitons apporter les précisions suivantes quant au rôle et aux responsabilités de Octopus-ITSM.com.

La conformité à la Loi 25 relève principalement de l’utilisation que chaque client fait de l’application Octopus et des processus internes mis en place par celui-ci. À ce titre, Octopus fournit une plateforme logicielle permettant la gestion des données, mais n’agit pas à titre de responsable du traitement des renseignements personnels enregistrés par ses clients.

En tant que fournisseur de la solution Octopus, nous ne recueillons pas les renseignements personnels des utilisateurs finaux de nos clients. Les seules informations collectées par Octopus-ITSM.com sont des données professionnelles (nom, adresse courriel professionnelle, rôle) concernant des personnes autorisées - notamment des administrateurs ou des consultants - à effectuer des requêtes de soutien technique ou à interagir avec notre équipe de services.

Les renseignements et données enregistrées par nos clients dans l’application Octopus sont :

• Hébergés dans des bases de données sécurisées ;
• Chiffrés (cryptées) selon les bonnes pratiques de l’industrie ;
• Stockés dans une infrastructure infonuagique robuste, respectant des standards élevés en matière de sécurité et de confidentialité.

• Déterminer les renseignements personnels qu’il choisit de collecter et d’enregistrer dans Octopus ;
• Mettre en place les politiques, procédures et contrôles nécessaires afin d’assurer la conformité à la Loi 25 (gestion des accès, conservation, consentement, destruction, etc.) ;
• Désigner les personnes responsables de la protection des renseignements personnels au sein de son organisation.

Nous demeurons bien entendu disponibles pour accompagner nos clients à comprendre les fonctionnalités d’Octopus et à adopter de bonnes pratiques d’utilisation, mais sans nous substituer à leurs obligations légales.

N’hésitez pas à communiquer avec nous (en ouvrant une requête sur notre portail Web) si vous souhaitez de plus amples informations ou un accompagnement concernant l’utilisation sécuritaire et conforme de la plateforme Octopus.