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Introduction
Par défaut, un seul champ est disponible pour le courriel d'un utilisateur dans Octopus, le champ Courriel professionnel.
Mais il arrive que dans certains environnements certains utilisateurs ou employés n'aient pas de courriel professionnel et qu'ils aient besoin de recevoir des communications d'Octopus.
On peut utiliser le champ Courriel personnel à cette fin.
La configuration et l'utilisation de cette option sont faites par équipe. C'est donc possible qu'un utilisateur dans l'équipe des Technologies de l'information ait seulement une adresse de courriel professionnel et que dans l'équipe des Ressources humaines il ait aussi son adresse de courriel personnel.
Configuration
Pour que le champ Courriel personnel apparaisse dans la fiche des utilisateurs d'une équipe, l'administrateur Octopus doit :
- Aller dans Outils > Options
- À la section Champs visibles et obligatoires > Fiche utilisateur
- Cocher l'option Visible pour le Courriel personnel
Résultats :
- Le champ sera visible sous le champ Courriel professionnel dans la fiche utilisateur.
- On peut faire le choix de la Préférences ce communication dans l'onglet Octopus.
Par défaut lorsqu'il y a une adresse dans le champ Courriel personnel et que le Courriel professionnel est vide, Octopus utilisera l'adresse personnel pour communiquer avec l'utilisateur à partir de cette équipe.
Mise à jour
L'information du champ Courriel personnel peut être ajouter ou modifier manuellement ou avec un import à l'aide de DataImporter.
Noter que l'information ne peut pas se synchroniser à partir d'Active Directory.
Utilisation
Lorsqu'une personne a un seul courriel, soit professionnel ou personnel, le sytème va utiliser ce courriel pour envoyé les messages.
Mais si une personne a les deux, le système va se servir du choix fait dans l'option Préférence de communication pour envoyé les messages.
Merci, votre message a bien été envoyé.