Introduction

Avec les tableaux on peut organiser et visualiser les Incident, SR ou cartes libres dans un style Kanban. 

Cette méthode, très populaire pour son efficacité, aide à voir l'ensemble du travail à faire et comment il progresse. 

Octopus s'est refait une beauté avec l'arrivée des thèmes disponible à partir de la version 6. 

L'apparence des tableaux diffère un peu entre la version 4 et 6 d'Octopus. 

Il est important de mentionner que le fonctionnement des tableaux est identique, peu importe le thème et la version Octopus utilisés.

Le thème Moderne (clair) sera utilisé pour expliquer le fonctionnement des tableaux. 

Pour plus de détails sur les thèmes Octopus,consulter l'article Comment changer le look d'Octopus 

De quoi est composé un tableau ?

Un tableau est composé :

• Un titre
• Des colonnes
• De carte d'incident/SR ou de carte libre à l'intérieur des colonnes

Le nombre de colonnes est illimité et chaque colonne est nommée.

La capacité maximale de carte peut être indiquée pour chaque colonne.  

Création d'un tableau

Pour créer un tableau, il faut :

• Cliquer sur le bouton
   
• Cliquer sur le bouton
  
• Ajouter le nom du tableau dans le champ Titre
• Ajouter une colonne et entrer son Titre
• Ajouter d'autres colonnes si nécessaire
• Sauvegarder le tableau

Modification du tableau et manipulation des colonnes

Une fois que le tableau est créé, il est possible pour un administrateur de ce tableau, d'en modifier plusieurs aspects.

Pour modifier la configuration d'un tableau il faut cliquer sur le bouton 

Par la suite, il est possible de : 

• Facilement changer le nom du tableau ou des colonnes
• Ajouter ou supprimer des colonnes
• Déplacer les colonnes
• Ajouter ou modifier la capacité d'une colonne
  • Cette information servira à comparer le nombre de cartes dans la colonne à la capacité maximale
• Faire la fusion de deux ou plusieurs colonnes
  • Ceci permet de donner plus de place à un sujet qui compte plus de cartes

Ce que vous devez savoir : 

Si l'intervenant ne possède pas les droits pour modifier le tableau, le bouton sera visible, mais inactif   .

Rôles et permissions dans le tableau

Il y a trois types de membres dans les tableaux Octopus, soit :

• Administrateurs
• Collaborateurs
• Visiteurs

Selon le type de membre, les permissions offertent seront différentes : 

Comment consulter ou modifier les membres d'un tableau 

Pour savoir si un tableau est partagé avec des membres, il suffit d'observer le bouton situé à gauche du bouton de configuration.

	Indique que le tableau est Privé.
	Indique que le tableau est partagé avec des membres.

Pour voir ou ajouter des membres au tableau, il faut :

• Ouvrir le tableau
• Cliquer sur le bouton des membres
• Sélectionner le type de membre désiré :
  • Administrateurs
  • Collaborateurs
  • Visiteurs
• Cliquer Ajouter un membre et :
  • Faire la sélection d'un groupe

    • Si un groupe est sélectionné, les personnes qui y ont accès changeront automatiquement selon qui est dans le groupe

  • Faire la recherche des personnes désirées et les ajouter individuellement

Comment modifier les permissions des types de membres

Selon le type de membre, les permissions sont différentes et les permissions données à un type de membres s'appliquent à tous les membres de ce type.

Pour modifier les permissions, il faut : 

• Ouvrir le tableau
• Cliquer sur le bouton des membres
• Cliquer sur le type de membre 
• Modifier les permissions du type de membre

Qu'est-ce qu'un tableau orphelin ?

Un tableau orphelin est un tableau qui n'a plus d'administrateurs de définis pour ce tableau.

Il faut avoir la permission d'administrer les tableaux pour voir les tableaux orphelins.

Ils sont identifiés avec l'icône .

Pour corriger la situation, il suffit d'ajouter un administrateur de tableau comme membre du tableau.

Les cartes

Un tableau est composé de deux types de carte :

• Carte libre
• Carte Incident / SR

L'information visible dans la carte d'un tableau dépend du type de carte : 

Ajout d'une carte

Normalement lorsqu'on ajoute un carte au tableau, elle est reliée avec un incident ou une demande de service, mais dans certains cas, on veut suivre un élément qui n'est pas relié à une requête. dans ce cas il s'agit d'une carte libre.

Pour ajouter une carte, il faut :

• Cliquer sur le bouton situé en haut de la colonne où la carte doit être ajouter.
    
•  Sélectionner Ajouter une carte
• Sélectionner à partir de la liste déroulante s'il s'agit d'un Incident / SR ou d'une carte libre.
  • Dans le cas de :

    Incident /SR​ Entrer un numéro de requête existant.

    Carte libre Ajouter un sujet et il est possible de compléter l'information avec une description.

• Cliquer sur le bouton Ajouter

Déplacer les cartes

Les cartes peuvent être déplacer d'une colonne à l'autre à l'intérieur du même tableau simplement en sélectionnant la carte et en la laissant tomber à l'endroit désiré.

Consulter et modifier une carte

Lorsqu'une carte est ajouté elle peut être consulter et modifier.  L'information visible et modifiable sera dirrérentes selon le type de carte.

Carte incident / SR

Lorsqu'une carte d'incident /SR est sélectionnée, la fenêtre de requête s'ouvre et il est possible de consulter et modifier les informations directement dans la requête.

Carte libre

Dans le tableau on reconnait une carte libre, par son sujet.  Si on ouvre la carte, on a accès à d'autres éléments :

• On peut ajouter un intervenant
  • Aucune notification n'est envoyée à l'intervenant.
• Modifier le sujet
• Modifier ou ajouter la description
• Consulter les activés déjà présentes ou ajouter une activité.

Ajouter des activités à une carte

Dans les deux types de cartes, il est possible d'ajouter des activités.

Carte Incident/SR

Lorsqu'on ouvre une carte Incident/ SR, cela ouvre la requête en question et il est possible d'ajouter normalement une activité à la requête.

Carte libre

Lorsqu'une activité est ajoutée à une carte libre, on peut :

• Sélectionner un type d'activité
• Modifier la date d'une activité
• Entrer l'effort
• Indiquer si un déplacement a été effectué
• Ajouter un fichier joint

Retirer une carte incident/SR

Le retrait d'une carte n'affecte pas l'incident/SR.  Cela retire simplement la carte du tableau.

Pour retirer une carte Incident/SR, simplement appuyer sur  , situé dans le coin supérieur droit de la carte en question.

Supprimer une carte libre

On peut supprimer une carte libre avec le bouton  en forme de poubelle.

Une confirmation sera demandée lors de la suppression.

Libellé sur les cartes d'un tableau

Il est possible d'ajouter des libellés personnalisés pour les cartes de chacun des tableaux.

Le libellé est visible dans le coin supérieur gauche de la carte. 

Ils permettent de catégoriser les cartes et ils peuvent s'appliquer sur une carte Incident / SR et une carte libre.

Le libellé peut être personnalisé avec une couleur et un nom.

Gestion des libellés d'un tableau

Un tableau peut avoir plusieurs libellés différents.

Chacun des libellés peut être défini avec une couleur et un nom.

Le nom n'est pas obligatoire.

Ajout d'un libellé à un tableau

L'ajout d'un libellé au tableau se fait à partir d'une carte.

Pour ajouter un libellé, il faut :

• Cliquer sur le bouton situé en haut à droite d'une carte du tableau.
  

• Sélectionner Configurer les libellés

• Sélectionner le bouton CRÉER UN NOUVEAU LIBELLÉ
• Sélectionner la couleur et entrer un nom 
• Cliquer sur le bouton CRÉER
• Cliquer sur le bouton FERMER

Modifier un libellé à un tableau

La modification d'un libellé se fait à partir d'une carte.

Pour modifier un libellé, il faut :

• Cliquer sur le bouton situé en haut à droite d'une carte du tableau.
  
• Sélectionner Configurer les libellés
• Cliquer sur le bouton situé à droite du libellé à changer
  
• Modifier la couleur et/ou le nom 
• Cliquer sur le bouton SAUVEGARDER
• Cliquer sur le bouton FERMER

Supprimer un libellé à un tableau

La suppression d'un libellé se fait à partir d'une carte.

• Pour supprimer un libellé, il faut :
• Cliquer sur le bouton situé en haut à droite d'une carte du tableau
  
• Sélectionner Configurer les libellés
• Cliquer sur le bouton situé à droite du libellé à changer
  
• Cliquer sur le bouton SUPPRIMER
• Cliquer sur le bouton SUPPRIMER pour confirmer la suppression

Comment ajouter ou retirer un libellé d'une carte

Pour ajouter ou retirer un libellé à une carte, il faut :

• Cliquer sur le bouton situé en haut à droite d'une carte du tableau
  
• Sélectionner Configurer les libellés
• Cliquer sur le libellé à ajouter ou supprimer de la carte
• Cliquer sur le bouton FERMER

Ajouter ou retirer un tableau des favoris

Un tableau peut être ajouter au retirer des favoris.

Pour ajouter ou retirer un tableau des favoris il faut simplement utiliser le bouton étoile.

Ouvrir le tableau dans une nouvelle fenêtre

Les tableaux peuvent être ouverts dans une fenêtre indépendante.

Pour ouvrir le tableau dans une autre fenêtre, il faut cliquer sur le bouton  à partir de la liste des tableaux.

Historique des changements

Les changements apportés aux tableaux sont conservés dans l'historique.

Les types de changement considérés dans l'historique sont :

• L'ajout
• Le retrait
• Les déplacements

L'historique est divisé en trois types :

• Cartes
• Permissions 
• Configuration

Pour consulter l'historique d'un tableau, il faut cliquer sur le bouton  et ensuite sélectionner l'option Historique.

Les trois types d'historiques sont accessibles et par défaut les trois types de changements sont sélectionnés

Les informations affichées dans l'historique ont toujours le même format :

• Membre qui a fait le changement
• Date et heure du changement
• Type d'action effectué lors du changement
• Changement apporté

Recherche dans l'historique

La recherche est disponible seulement pour l'historique de type Cartes.

La recherche est basée sur deux champs de la carte :

• Numéro de la requête
• Sujet de la carte