Gestions des réservations - Plug-in de Réservations d'équipements

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Utilisation avancée

Introduction

Plug-in permettant de réserver des équipements disponibles dans un groupe d’équipements. Par exemple, un utilisateur peut réserver 1 laptop, 2 écrans, un projecteur, etc. Les équipements disponibles à la réservation seront sélectionnés automatiquement selon leurs disponibilités. 



Communiquer avec le Centre de services Octopus si vous souhaitez faire installer ce plugin, il faut préciser:

  • Nom du plug-in: ESI.Octopus.PlugIns.CIReservations
  • Nom et numéro de l'équipe
  • L' installation par défaut ou préciser les paramètres modifiables et les valeurs souhaitées. 
     

Paramètres modifiables

  • Modifier la durée avant qu’un équipement redevienne disponible suite à l’heure de fin de l’emprunt : (par défaut 30 minutes) sauf si la SR est résolue à l’intérieur de ces 30 minutes.
    Nom de l'option:  ESI.Octopus.PlugIns.CIReservations.EndDateOffsetInMinutes
  • Établir la durée maximale de réservation d’un CI (par défaut elle est illimitée)
    Nom de l'option:  ESI.Octopus.PlugIns.CIReservations.MaxReservationLengthInBusinessDays
  • Permettre l’annulation d’une réservation (par défaut cette option est active)
    Nom de l'option: ESI.Octopus.PlugIns.CIReservations.UserCanCancelManually

     
Note : Il est aussi possible de gérer les réservations avec la solution par défaut.
Pour plus de détails, voir cet article détaillé et le Webinaire Gestion des réservations (10 février 2021).

Un tableau comparatif des deux solutions de gestion des réservations est aussi disponible. 

 

 

Prérequis

Les CI disponibles à la réservation seront marqués Peut être réservé - option déjà existante dans Octopus.



 

  • Un type de SR pour la réservation d’équipements devra contenir le champ spécial Réservation d’équipement
    Note : Si le type n’est pas disponible, vous devez l’ajouter dans la configuration des champs.




 

 

Lorsque l’application va générer le formulaire, une section propre à ce champ va inclure les champs suivants : 

  • Date et heure de début
  • Date et heure de fin
     
  • Liste des types de CI où il existe au moins un CI non retiré, avec l’option Peut être réservé et non réservé, donc disponible à la réservation. Un libellé au nom du type et un champ quantité seront visibles.
  • Le nombre d’équipements disponibles pour chaque équipement « réservable ».
     



 

  • L’utilisation du portail Web (ou du formulaire) est obligatoire pour permettre aux utilisateurs de soumettre ce type de demande.


Fonctionnement

  • Dans la section Réservation, l’utilisateur doit entrer les dates et les heures de début et de fin de la réservation.
  • Par la suite, l’utilisateur entre la quantité désirée pour chaque type de CI voulu.

  • L’utilisateur soumet la requête – 2 options possibles :

    Quantité insuffisante : À la sauvegarde, si des quantités demandées ont été réservées par un autre utilisateur avant ou si l’utilisateur a entré plus de quantités que ceux disponibles, le système va afficher un message d’avertissement à côté de la quantité en problème en indiquant :
    Quantité totale disponible : n. L’utilisateur devra corriger avant de soumettre à nouveau.

  • Création de la SR : À la sauvegarde de la requête, le système enregistre les réservations pour les X premiers CI disponibles de chaque type demandé.
    Le système choisira en ordonnance les CI par Date d’achat si documenté et/ou par Date de création, ce qui favorisera le prêt d’équipement récent.
     
  • Par la suite, la SR ne sera pas suspendue (comme dans le cas d’une réservation standard dans Octopus).

     
  • Dans Octopus, le champ Description va contenir les informations suivantes : 
  • Date/heure de début et Date/heure de fin
  • Équipements (CI) réservés


​

 

  • Dans Octopus, il est possible de voir l’information à partir de l’onglet Réservations disponible seulement dans les SR de type réservation.

 

  • À la fin de la réservation, la SR de réservation ne va pas se résoudre automatiquement (comme dans le cas d’une réservation standard dans Octopus)
     
  • Il n’est pas possible pour l’utilisateur de modifier sa réservation, mais il peut l’annuler à partir du portail Web.



     

NOTES IMPORTANTES: 

  • Comme pour les réservations standards dans Octopus, il sera possible manuellement d’ajouter ou de retirer des CI de la SR de réservation initiale.
  • À la différence du champ "Réservation" disponible par défaut dans Octopus, il n'est pas possible de réserver plusieurs dates.

  • S’il y a des modifications apportées à la réservation (ajout ou retrait de CI), le champ description ne sera pas mis à jour. Seul l’onglet réservation aura les modifications ajustées.

  • Cette solution n'est pas complémentaire à la solution de réservation de ressources spécifiques déjà présente dans Octopus par défaut. 
    Voir l'article suivant : http://wiki.octopus-itsm.com/fr/articles/gestion-des-reservations.

  • Il n’est donc pas possible d’utiliser les 2 solutions de réservation dans un même type de demande de service.

  • Cette fonction doit être utilisée seulement avec les types de SR et non avec les incidents, puisqu’il est impossible de mettre plus d’un CI en relation avec un incident.

  • Un intervenant peut aussi modifier ou annuler la réservation à partir de l’application.

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