Les maintenances préventives ainsi que les tâches planifiées ont été complètement refaites. Le meilleur de ces deux options et encore plus est maintenant disponible à partir du module Gestion des requêtes planifiées.

Nous vous invitons à consulter l'article complet Gestion des requêtes planifiées.

Il existe plusieurs façons de réactiver une requête qui est mise en attente ou suspendue.

Première méthode:

• Sélectionner la requête à partir de la liste
• Appuyer sur l’action Réactiver

• Cliquer sur le bouton Oui

Deuxième méthode:

La deuxième méthode se fait lors de la suspension ou de la mise en attente; elle permet de réactiver la requête automatiquement en spécifiant la date et l’heure. 

Troisième méthode:

La troisième méthode consiste à utiliser le bouton Assigner de la liste des actions. Lors de la réassignation de la requête, on peut cocher l'option Réactiver la requête.

Il est maintenant possible de modifier la couleur du texte et la couleur de fond de la colonne Priorité, et ce, selon la priorité.

Pour modifier la couleur, menu Outils > Gestion des données de référence... > section Incident > Priorités, sélectionnez la priorité à modifier et choisissez vos couleurs dans la section "Affichage de la colonne dans les listes".

Pool d'approbateurs

L'ajout de la propriété Pool d'approbateurs au niveau d'un groupe d'utilisateurs permet de formaliser le concept d'approbateurs potentiels pour une tâche d'approbation 'Directe' assignée à ce groupe. Ce n'est que lorsque le groupe est désigné comme Pool d'approbateurs que tous ses membres sont considérés comme des approbateurs potentiels et ces derniers recevront les notifications associées aux approbations. 



Les individus qui ne sont pas considérés comme approbateurs potentiels ne seront pas notifiés de la présence et/ou des changements d'état de la tâche d'approbation 'Directe' assignée à un de leurs groupes.

Gestion des approbations

Dans la gestion des approbations, lorsqu'un approbateur délègue ses approbations à une tierce personne, ce dernier hérite aussi de l'autoapprobation le cas échéant. Il n'est donc plus nécessaire d'approuver manuellement la tâche.

Ajout de deux règles d'affaire au processus d'approbation

Avec la propriété Pool d'approbateurs, lorsque le système génère automatiquement les tâches d'approbation, l'option L'utilisateur doit sélectionner l'approbateur ne sera pas activée.

À la création de ce type de demande de service, le système détermine si la tâche d'approbation initiale a l'option "L'utilisateur doit sélectionner l'approbateur" d'activée et si oui, l'application affiche le message d'information suivant : 

Cette nouvelle règle permet donc à l'intervenant de sélectionner l'approbateur et ainsi éviter d'envoyer un courriel à tous les membres du groupe d'approbation associé à la tâche.

L’onglet Historique est maintenant disponible dans les modules Gestion des événements, Changements et Utilisateurs.

Dans la fiche d'un utilisateur, Octopus conserve l'ensemble des modifications des champs, à l'exception du contenu de l'onglet Notes. Pour les modules Gestion des événements et Changements, les modifications conservées sont les mêmes que le module d'incident/SR.

Il est maintenant possible d’annuler en lot des incidents, des demandes de service ou encore des tâches.

Pour être en mesure d’annuler en lot vous devez, à partir d’une liste: 

• Sélectionner les requêtes ou les tâches à annuler à l’aide des touches du clavier MAJ (Shift) ou Ctrl
• Sélectionner l’action Annuler

• Confirmer votre action en cliquant sur le bouton Oui

• Entrer la raison d’annulation et cliquer sur OK

Pour plus d'information et d'exemples, nous vous invitons à lire l'article suivant : Options avancées de recherche.

De nouvelles recherches sont maintenant disponibles à partir de la recherche avancée (recherches sur les activités, les relations entre CI, les départements, etc.):

Pour accéder à ces listes, vous devez à partir d’un module :

• Cliquer sur les flèches de la recherche avancée

• Sélectionner la liste désirée à partir de la liste déroulante proposée

• Cliquer sur la loupe

Nous avons ajouté une couleur différente pour les contrats de services à venir ainsi que cette même mention pour qu'il soit visuellement différent de ceux en cours. 

Vous avez maintenant la possibilité de voir rapidement dans quel état est votre contrat de service lorsque vous allez dans la fiche d'un CI couvert par ce contrat.

Mot de passe plus sécurisé

Lorsqu'un utilisateur change son mot de passe du portail Web, il doit être composé d'au moins quatre caractères dont un minimum d'une lettre et d'un chiffre.

Impression à partir du portail Web et WebTech

L'impression des requêtes dans le portail Web et dans WebTech utilise maintenant un format optimisé pour l'impression en cachant l'entête, la barre d'outils et le pied de page tout en affichant les champs de manière plus appropriée pour l'impression.

Envoi de l’activité de résolution par courriel

À partir de l'interface WebTech, il est maintenant possible d’envoyer l’activité dans le courriel de résolution. Vous devez activer la case à cocher appropriée à partir de la fenêtre de résolution de la requête. Si cette case n'est pas cochée, seul le courriel de résolution automatisé sera envoyé.

Consultation des listes

Il est maintenant possible de consulter le détail des enregistrements dans les listes.

• À partir du portail Web pour les intervenants (WebTech), cliquez sur le lien Listes
• Sélectionnez la liste désirée et cliquez sur Afficher
• Dans la liste, sélectionnez l'enregistrement que vous voulez consulter 

• Vous obtiendrez alors le détail complet de l'enregistrement sélectionné.

Modification du comportement

Le comportement de l'affichage des champs obligatoires de la requête lors d'une résolution a été modifié. Au moment de cliquer sur le bouton Résolu  à partir d'une liste de requêtes, l'intervenant sera automatiquement redirigé à la page de la requête en lui indiquant les champs obligatoires à compléter. Dans le cas où tous les champs obligatoires ont déjà été complétés, la page d'activité de résolution sera affichée comme avant.
 

Ajout d'un bouton de résolution dans la page d'édition

Un bouton Marquer résolu a été ajouté dans la page d'édition de l'incident pour ainsi éviter à l'intervenant de sortir de la requête pour résoudre ou d'ajouter une activité et de cliquer sur Marquer l'incident résolu pour résoudre. 
 

Réordonnance des champs

Réordonnance des champs Gabarit d'incident ou Type de SR du formulaire de création de requête. Pour uniformiser la création de requête dans WebTech comme dans Octopus, le champ Gabarit pour les incidents et le champ Type pour les SR est maintenant en premier et suivi du champ Sujet, dans lequel sera automatiquement copié le nom du gabarit ou du type. Aussi, le champ Site a été placé plus bas.

Champs demandeur et utilisateur dans les incidents/SR

Le département et le site sont maintenant affichés entre parenthèses lors de la recherche d'un demandeur/utilisateur à la création d'un incident/SR. Il est donc plus facile de gérer les noms similaires à partir de cette recherche. 


 

Activités

À partir de la fenêtre des activités, un simple clic sur le lien   permet de visualiser le contenu complet d'une activité. De plus, lorsque la touche CTRL est enfoncée au moment de cliquer sur ce lien, le contenu de toutes les activités existantes sera étendu.
 

Champs de type liste

Les champs de type "liste", comme le champ Gabarit dans un incident ou Type dans une SR, ont été élargis pour respecter le contenu de la liste et non la largeur du champ dans l'écran.

Support des hyperliens

Les hyperliens sont maintenant supportés dans le champ "Description" des requêtes et dans le champ "Note" des CI, des Fournisseurs et des Contrats (de service et de location).


 

Pièces jointes

Ajout du menu contextuel dans tous les onglets Fichiers joints.


 

Tâches

Ajout de la colonne Cible de complétion atteinte dans les tâches. Cette nouvelle colonne permettra de sortir la liste des tâches complétées en retard ou non. Les données possibles pour cette colonne sont :

• Non : Indique que la tâche a été complétée après la date d'échéance.
• Oui : Indique que la tâche a été complétée avant la date d'échéance.
• (vide) : Indique que la tâche complétée n'avait pas de date d'échéance.

Gabarit de courriel destiné aux fournisseurs pour les envois d'activités

Un nouveau gabarit de courriel est maintenant disponible pour l’envoi d’activité à un fournisseur.

Pour configurer le gabarit de courriel, un intervenant doit avoir la permission Administrer Octopus afin d'accéder aux options d’Octopus par le menu contextuel Outils > Options….

Dans la section 1- Options de courriel, une nouvelle option est maintenant à votre disposition pour configurer le tout.



Pour de l'aide avec l'édition du message, consulter l'article Configuration et amélioration des courriels.
 

Gabarit de courriel - Modification de la variable [[#Request.ViewURL]]

La variable [[#Request.ViewURL]] va maintenant se transformer en URL simple pour afficher le lien complet du portail Web et la requête sous le format suivant : https://app1.octopus-itsm.com/MonOctopus/Web/Request.aspx?IncidentID=1234.

Pour éviter d'avoir ce genre de lien, lorsque vous utilisez cette variable, il est conseillé de l'utiliser avec la balise HTML <A HREF="URL"></A> pour en modifier le lien.

Par exemple, vous pouvez l'utiliser comme ceci dans vos gabarits de courriel, dans la section HTML :

<A href="[[#Request.ViewURL]]"><B>Pour accéder à votre requête directement</B></A>

Le résultat dans le courriel sera :

La variable [[#Request.ViewURLWithText]]* a été ajoutée et va reprendre l'ancienne fonctionnalité qui ajoutait la phrase suivante dans le gabarit : "Pour transmettre un message concernant cette requête, veuillez cliquer ici."

* Veuillez prendre note que si la variable [[#Request.ViewURL]] était déjà dans vos gabarits de courriel, elle a été remplacée automatiquement par la nouvelle lors de la mise à jour. Vous n'avez donc rien à modifier.

Envoi d'activité par courriel à soi-même

Il est maintenant possible de s'envoyer un courriel à partir d'une activité dans Octopus. Auparavant, une règle "Anti-spam" faisait en sorte que le système détectait les courriels envoyés à l'intervenant par lui-même, mais cette règle a été retirée. Cependant, pour recevoir une activité par courriel, vous devez ajouter votre nom dans la fenêtre d'activité avant de l'envoyer.

Envoi d'activité par courriel: comment voir les destinataires

Ajout de la variable [[#Activity.OtherRecipients]] dans le gabarit de courriel Permettre l’envoi d’activités par courriel.

Cette variable affiche le nom des destinataires autre que celui qui reçoit le présent courriel lors d'un envoi d'activité par courriel. Correctement configuré dans le gabarit, cela permet de savoir si on est la seule personne à avoir reçu le message.

Modification d'activité envoyée par courriel

Il n’est plus possible de modifier une activité qui a été envoyée par courriel, même si l’intervenant Octopus possède la permission Créer et modifier une activité ou la permission Modifier l’activité d’un autre intervenant (requêtes fermées incluses).

Sélection de l’icône représentant un type de CI

Il est possible de sélectionner l’icône représentant un type de CI. Pour modifier ou ajouter une icône à un type de CI, un intervenant doit :

• Avoir la permission Administrer Octopus
• Accéder à la configuration des types de CI par le menu contextuel Outils > Gestion des données de références… > CI > Types
• Sélectionner le CI désiré
• Cliquer sur le bouton Changer l’icône et sélectionner l'image voulue

Redimensionnement automatique des champs de la fiche d’un CI

Octopus redimensionne automatiquement les champs du haut de la fiche d'un CI selon la grandeur de la fenêtre de l’application.

Modification de l'affichage du champ Emplacement

Lorsque la colonne Emplacement est affichée dans une liste, seul le contenu du champ local et l'abréviation du dernier sous-site était affiché. Dans le cas où il y avait un site et un ou plusieurs sous-site, seul le dernier niveau apparaissait dans la colonne. Maintenant, la hiérarchie complète est affichée. 
 

• Les graphiques Nombre d'incidents par intervenant et Nombre de demandes de service par intervenant affichent les utilisateurs inactifs seulement s'ils ont des données à l'intérieur de la période demandée.
• Il est maintenant possible de filtrer par groupe d'intervenants dans les rapports suivants :
  • Incident > KPI (indicateurs clés de performance)
  • Demande des service > KPI (indicateurs clés de performance)

• Il est maintenant possible de filtrer à partir du champ SITE dans les rapports suivant :
  • Problème > CI les plus problématiques
  • Problème > Modèles de CI les plus problématiques
  • Problème > Types de CI les plus problématiques

• Les utilisateurs cochés Utilisateur système, ne sont plus dans la liste du rapport des feuilles de temps des activités.

Ajout de colonne

Ajout de la colonne CIs dans le module Problèmes.
 

Problème relié

Lorsqu'un incident est relié à un problème, une section dans l'incident est maintenant disponible pour en être informé rapidement. Le lien situé au bas de la fenêtre des activités, permet de naviguer vers le problème en question.



Il n'est plus possible de relier un incident à de multiples problèmes, les actions sont donc grisées au besoin et un message vous informe qu'un incident ne peut être relié qu'à un seul problème dans la fiche du problème.
 

ADSIReaderApp et WMIUpdater

Les programmes ADSIReaderApp et WMIUpdater ne peuvent plus être exécutés en même temps à partir d'un même dossier d'installation. Si une instance est déjà en cours d'exécution, la deuxième instance ne démarrera pas et retournera le message d'erreur suivant : Another instance of this application is already running... .

Par contre, 2 programmes ADSIReader ou 2 programmes WMIUpdater pourront, à partir de 2 dossiers d'installation différents, s'exécuter simultanément sans problème.

ADSIReader - ajout d'un champ dans le fichier de correspondance pour l'importation d'un CI

Ajout du champ Description dans le fichier de correspondance ADSIReaderLDAPMappings.xml pour l’importation d’un CI.

À partir du champ Description de l’AD vous pouvez importer :

• un local
• le numéro d'inventaire
• la description d’un CI en tant qu'attribut

<attribute LDAPAttribute="description" OctopusAttribute="Local"/>

<attribute LDAPAttribute="description" OctopusAttribute="InventoryNumber"/>

<attribute LDAPAttribute="description" OctopusAttribute="CustomAttribute.DescriptionInAttribute"/>

ADSIReader - Retrait des caractères au début d'une valeur

• Le programme ADSIReaderApp permet maintenant de retirer les caractères de début d'une valeur. Par exemple si on veut retirer le préfixe "1-" du numéro de téléphone 1-514-123-1234 obtenu à partir d'Active Directory, vous devrez utiliser le paramètre suivant dans le fichier de correspondance ADSIReaderLDAPMappings.xml :     

<attribute LDAPAttribute="TelephoneNumber" OctopusAttribute="TelephoneNumber" Index="0" Separator="x" StripLeading="1-"/>

Notez l'ajout de l'attribut : StripLeading="1-"

Champ d'assignation

Le champ d'assignation d'un intervenant est maintenant considéré comme un filtre. Par conséquent, on ne peut plus vider le champ en sélectionnant la ligne vide du haut.

Lorsque vous désirez retirer l’intervenant assigné à la requête, vous devez sélectionner l’intervenant et appuyer sur la touche Supprimer de votre clavier.


 

Correction dans le comportement de l'état suspendu d'une SR

Dans le processus d'approbation, lorsqu'une tâche d'approbation met en suspens une demande de service (SR) assignée à un intervenant, une fois la tâche approuvée, l'état de la SR devient Assigné. Si aucun intervenant n'est assigné, l'état sera alors Nouveau.

Gestion des incidents/SR - Copier/Coller

Il est maintenant possible de copier le contenu d'une requête vers le presse-papiers et d'utiliser l'information dans un courriel ou dans un document. Un nouveau bouton Copier dans le presse-papier a été ajouté. Il permet de copier le sujet, la description et les activités.

Voici le résultat du copier/coller dans un document : 

Permissions

Les boutons Sélectionner tout et Désélectionner tout ont été ajoutés dans l'onglet Permissions de la fiche utilisateur Octopus.

Modification du no-reply@

L’adresse no-reply@, utilisée lorsque Octopus envoie un courriel auquel l’utilisateur ne doit pas répondre, est maintenant personnalisable.

Pour modifier cette option, veuillez nous contacter et faire votre demande via notre portail Web.

État d'un CI

Il est maintenant possible de renommer ou d'effacer (si inutilisés) les états En inventaire et En réparation d'un CI.

Recherche de fichiers joints

Il est maintenant possible de faire des recherches sur les fichiers joints de tous les concepts d'Octopus (Incident/SR, Changement, Problème, Utilisateurs, CI, Contrat de service, etc.). Les recherches peuvent se faire au niveau du nom, de la date de création et de modification ou par les champs créé et modifié par. Vous pouvez faire une recherche rapide avec le nom du fichier joint, ou à partir de la recherche avancée.

Tri des jours fériés dans les options

Les journées fériées entrées dans les options (menu Outils > Options... > section Heures d'ouverture et jours fériés) sont maintenant triées en ordre de la date la plus récente vers