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• Webinaire - Gestion des réservations (10 février 2021)

• Identifier les gabarits d’incident et les types de SR visibles sur le Portail Web

• Création de formulaires personnalisés dans Octopus

• Fuseau horaire
   

Introduction

Plug-in permettant de réserver des équipements disponibles dans un groupe d’équipements. Par exemple, un utilisateur peut réserver 1 laptop, 2 écrans, un projecteur, etc. Les équipements disponibles à la réservation seront sélectionnés automatiquement selon leurs disponibilités. 



Communiquer avec le Centre de services Octopus si vous souhaitez faire installer ce plugin, il faut préciser:

• Nom du plug-in: ESI.Octopus.PlugIns.CIReservations
• Nom et numéro de l'équipe
• L' installation par défaut ou préciser les paramètres modifiables et les valeurs souhaitées. 
   

Paramètres modifiables

• Modifier la durée avant qu’un équipement redevienne disponible suite à l’heure de fin de l’emprunt : (par défaut 30 minutes) sauf si la SR est résolue à l’intérieur de ces 30 minutes.
  Nom de l'option:  ESI.Octopus.PlugIns.CIReservations.EndDateOffsetInMinutes
• Établir la durée maximale de réservation d’un CI (par défaut elle est illimitée)
  Nom de l'option:  ESI.Octopus.PlugIns.CIReservations.MaxReservationLengthInBusinessDays
• Permettre l’annulation d’une réservation (par défaut cette option est active)
  Nom de l'option: ESI.Octopus.PlugIns.CIReservations.UserCanCancelManually
  
   

Prérequis

Les CI disponibles à la réservation seront marqués Peut être réservé - option déjà existante dans Octopus.

• Un type de SR pour la réservation d’équipements devra contenir le champ spécial Réservation d’équipement
  Note : Si le type n’est pas disponible, vous devez l’ajouter dans la configuration des champs.

Lorsque l’application va générer le formulaire, une section propre à ce champ va inclure les champs suivants : 

• Date et heure de début
• Date et heure de fin
   
• Liste des types de CI où il existe au moins un CI non retiré, avec l’option Peut être réservé et non réservé, donc disponible à la réservation. Un libellé au nom du type et un champ quantité seront visibles.
• Le nombre d’équipements disponibles pour chaque équipement « réservable ».
   

• L’utilisation du portail Web (ou du formulaire) est obligatoire pour permettre aux utilisateurs de soumettre ce type de demande.

Fonctionnement

• Dans la section Réservation, l’utilisateur doit entrer les dates et les heures de début et de fin de la réservation.
• Par la suite, l’utilisateur entre la quantité désirée pour chaque type de CI voulu.

• L’utilisateur soumet la requête – 2 options possibles :
  
  Quantité insuffisante : À la sauvegarde, si des quantités demandées ont été réservées par un autre utilisateur avant ou si l’utilisateur a entré plus de quantités que ceux disponibles, le système va afficher un message d’avertissement à côté de la quantité en problème en indiquant :
  Quantité totale disponible : n. L’utilisateur devra corriger avant de soumettre à nouveau.
  
  

• Création de la SR : À la sauvegarde de la requête, le système enregistre les réservations pour les X premiers CI disponibles de chaque type demandé.
  Le système choisira en ordonnance les CI par Date d’achat si documenté et/ou par Date de création, ce qui favorisera le prêt d’équipement récent.
• Dans Octopus, le champ Description va contenir les informations suivantes : 

• Date/heure de début et Date/heure de fin
• Équipements (CI) réservés

​

 

• Dans Octopus, il est possible de voir l’information à partir de l’onglet Réservations disponible seulement dans les SR de type réservation.
  
  

• À la fin de la réservation, la SR de réservation ne va pas se résoudre automatiquement (comme dans le cas d’une réservation standard dans Octopus)
   
• Il n’est pas possible pour l’utilisateur de modifier sa réservation, mais il peut l’annuler à partir du portail Web.