Introduction

Au départ, le module Changements d'Octopus a été créé pour répondre à l'application de certains concepts ITIL du processus de Gestion des changements. Avec le temps, nous avons suggéré à nos clients l'utilisation du module pour la gestion de projets opérationnels simple, ce qui a été grandement apprécié, car les tâches de projets sollicitent souvent les mêmes ressources que celles soutenant les opérations.

Cet article présente de quelle façon le module Changements peut être exploité pour une gestion de projets qui ne nécessite pas l'utilisation d'un outil plus élaboré, tel que Microsoft Project.

Concepts de Gestion de projets

En informatique, la gestion de projet a comme objectif principal de soutenir l'évolution et la transformation des applications et des infrastructures. Certaines organisations appliquent une méthodologie de gestion de projets précise, tandis que d'autres souhaitent simplement intégrer leurs projets opérationnels avec le reste des modules afin de pouvoir centraliser toutes les activités des groupes opérationnels.

Les efforts d'évolution constants mis dans Octopus visent à faciliter le travail des équipes opérationnelles (la capacité de gérer des projets opérationnels en fait partie). La version actuelle permet d'utiliser les fonctionnalités suivantes dans ce sens :

• Une catégorisation adaptée, qui sépare la notion de projet de celle de changement.
• Un processus d'approbation.
• Les tâches et les activités, ainsi que les communications à partir du projet.
• Certaines notions d'impacts, de coûts, de risques, de communication.
• La capacité d'attacher des documents au projet (des livrables, par exemple).

Pour les besoins d'application d'une gestion de projet simple dans Octopus, nous suggérons les phases de gestion de projets suivantes.

1. Initialisation

Consiste en la définition du projet, pour décrire ce qu'on veut faire, les impacts et les risques, ainsi que les coûts estimés. Cette étape sert à formaliser le projet de façon officielle et comprend une approbation du sponsor.

Dans Octopus, cela se traduit par :

• Création d'un changement.
• Sélection de la catégorie Projet (ou toute autre catégorie de type projet).
• Sélection de l'impact sur l'infrastructure et sur les ressources (impact majeur, impact significatif, impact mineur).
• Identification d'où provient le financement (cette liste peut être configurable selon votre contexte).
• Identification du coût estimé.
• Indication si le projet peut être amorti et si oui, sur combien de mois.
• Identification du nom du sponsor dans le champ Soumis par, et le nom du gestionnaire de projet dans le champ Géré par.
• État : En cours d'autorisation par le superviseur.
• Onglet Documentation :
  • Description du projet (ce que vous voulez faire).
  • Identification des impacts, d'un sommaire des coûts et des ressources, d'un sommaire des risques, du niveau d'autorisation nécessaire - selon vos critères, par exemple, ceci pourrait être basé sur le coût du projet (- 5000 $ = 1 approbation, - 15 000$ = 2 approbations, etc.).

2. Planification

En planification, on augmente le niveau de précision du projet. On procède à :

1. Une planification détaillée des activités (ressources et temps), ajout des tâches et assignation des ressources.
2. On précise l'ampleur des coûts; coûts d'acquisition, efforts estimés des ressources, efforts estimés des fournisseurs, coûts additionnels.

Dans Octopus, cela se traduit par :

• Création des tâches et assignation aux groupes / intervenants.
• Indication des efforts estimés pour chaque tâche.
• S'il y a introduction de nouveaux éléments à l'infrastructure, création des CI avec un statut que vous aurez choisi (exemple, en test) et les ajouts dans l'onglet CI. Penser à inscrire le coût d'achat ainsi que l'association à un fournisseur externe pour la maintenance, le cas échéant.
• Inscription de tout coût additionnel, si nécessaire (noter que ces coûts additionnels ne mettent pas à jour le champ Coût du projet).
• État : En analyse.

3. Exécution & Contrôle

En exécution & contrôle, le gestionnaire de projet voit à :

1. L'exécution des activités planifiées.
2. Suivi des ressources.
3. Suivis de projets.
4. Transfert en production.

Dans Octopus, cela se traduit par :

• Suivi de l'exécution des tâches et documentation par les intervenants responsables.
• Suivis réguliers de projets - un statut de projet pourrait être attaché dans l'onglet Fichiers joints.
• Tous les livrables - analyses, documentation, résultats de tests, autres - peuvent être attachés dans l'onglet Fichiers joints.
• État : En cours d'implémentation.

4. Fermeture

La fermeture d'un projet est une fermeture administrative. Le gestionnaire de projet :

1. Vérifie que toutes les tâches ont été correctement exécutées et documentées.
2. Vérifie que tous les documents associés au projet ont été mis à jour dans l'onglet Fichiers joints.
3. Vérifie que tous les tests ont été effectués adéquatement.
4. Vérifie que toute intégration à l'environnement de production a été contrôlée à travers un changement en bonne et due forme (une requête de changement doit être créé à cet effet).
5. Joint une revue de projet, s'il le désire.

Dans Octopus, cela se traduit par:

• Tous les livrables sont attachés dans l'onglet Fichiers joints.
• État : Complété.