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Librairie des champs personnalisés

Création de formulaires personnalisés dans Octopus

DataImporter - Importation des Listes de valeurs

Gestion des attributs de CI

Introduction

Les listes de valeurs permettent de contrôler et exploiter l'information dans certains champs. Elles sont principalement utilisées dans les formulaires pour les champs de type Liste déroulante ou Boutons radio et dans les attributs de CI avec le type Liste déroulante.

Elles peuvent aussi être utilisées dans un module d'extension (plug-in) ou pour du développement personnalisé. 

Elles servent pour : 

• Faire le choix d'une valeur dans un champ.
• Comme filtre dans les critères d'une liste personnalisée. 

Catégories de listes de valeurs

Pour déterminer où elles peuvent être utilisées, les listes de valeurs sont divisées en plusieurs catégories :  Attribut de CI ​Les listes de cette catégorie peuvent être utilisées seulement pour les attributs de CI.   Contrat de services ​Les listes de cette catégorie peuvent être utilisées seulement pour les champs personnalisés des contrats de service. Formulaire ​​Les listes de cette catégorie peuvent être utilisées seulement dans les formulaires.  Plugin Au besoin ces listes sont créées par Octopus lors de développement personnalisé.  Les listes sous cette catégorie ne peuvent être supprimées.  Les permissions de modification pour ces listes sont accordées par Octopus dans du cas par cas. Tous Les listes sous cette catégorie peuvent être utilisées autant dans les attributs de CI que dans les champs de formulaires.  On doit s'assurer de bien comprendre où ces listes sont utilisées avant de faire toute modification, car elles pourraient affecter un grand nombre de données.  Utilisateur ​Les listes sous cette catégorie peuvent être utilisées seulement pour les champs personnalisés des utilisateurs.

Création d'une nouvelle liste

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour débuter la création d'une liste de valeurs, mais une fois dans l'édition de la liste, les étapes sont les mêmes. 

L'importance de l'onglet utilisation

Avant TOUTE modification, l'administrateur Octopus doit valider OÙ la liste est utilisée. Pour ce faire, il suffit d'aller dans la configuration de la liste de valeur et de regarder l'onglet Utilisation. 

On pourra y voir si la liste a été ajoutée comme Source dans un champ ou un attribut de CI, si ce champ est inclus dans le formulaire d'une requête et finalement si un attribut de CI ou formulaire a été complété avec l'utilisation de cette liste. 

Cette information permet à l'administrateur d'évaluer le risque de modifier la liste. 

Modification du nom de la liste ou des valeurs

Si le nom d'une liste est modifié, Octopus s'ajuste automatiquement avec le nouveau nom et toute référence à cette liste sera faite avec le nouveau nom. 

C'est la même chose si on modifie les valeurs de la liste. 

Supprimer ou désactiver un élément de la liste

Si un des choix de la liste n'est plus utile, on peut essayer de le supprimer.  Il suffit de faire la sélection de la ligne ou se trouve l'item et de faire la touche "supprimer" sur le clavier. 

Si l'item a déjà été utilisé dans une requête, s'il fait partie de la configuration d'un champ ou s'il est utilisé dans un attribut de CI, un message d'avertissement dira que l'item ne peut pas être supprimé.

On peut alors choisir de désactiver cet élément et il disparaît alors des choix de la liste dans la configuration des champs, les formulaires et les attributs de CI.  Par contre, le choix restera disponible dans la recherche avancée. 

Si l'item est utilisé comme Valeur par défaut d'un champ ou comme Valeurs possibles dans un formulaire, la désactivation pourra seulement se faire lorsque l'item sera retiré de ces configurations. Un message sera visible le cas échéant. 

On peut alors essayer de désactivé le choix



Cas qui peuvent empêcher la désactivation d'un item de la liste

Fusionner des listes de valeurs

Si deux listes de valeurs existantes sont semblables, on pourrait vouloir les réunir pour n'en faire qu'une. 

Par exemple, si on a deux listes avec les réponses suivantes : 

Il serait mieux d'avoir une seule liste et de filtrer les endroits ou l'item "Je ne sais pas" sera offert. 

Voici les étapes pour fusionner : 

À partir du menu Outils > Gestion des données de référence > Général > Listes de valeurs.

1. Ouvrir la liste à fusionner.
2. Cliquer le bouton Fusionner.
3. Un message qui recommande de faire cette action en dehors des heures de service va apparaître. Faire Oui pour procéder.
4. Faire le choix de la liste qui sera conservée.
5. Confirmer avec OK.

Utilisation des listes de valeurs

Dans les formulaires

Les listes de valeurs sont utilisées dans la configuration des champs de types Liste déroulante et Boutons radio, qui sont ensuite ajoutés à des formulaires. 

À partir d'un champ de formulaire : 

1. Choisir un type Liste déroulante ou Boutons radio.
2. Choisir la source du champ, autrement dit, la Liste de valeurs à utiliser.
   • Une fois la source sélectionnée, on peut voir les valeurs de la liste avec le bouton des points de suspension.
   • La fenêtre de la liste de valeurs s'affichera.
   • Des modifications à la liste peuvent être apportées à cette étape, mais il faut toujours se souvenir que la liste sert à plusieurs champs.
3. Déterminer si un des choix de la liste sera sélectionné par défaut. Puis, choisir le nom et le reste des options pour le champ.
4. Sauvegarder le champ.

Filtres et valeur par défaut dans les formulaires

Certaines options en lien avec les listes de valeurs sont configurables à partir d'un formulaire. Ceci veut dire que la configuration en place sera valable seulement pour ce formulaire. 

Les champs qu'on peut configurer à partir du formulaire d'une requête sont : 

• Les Valeurs possibles
  • Cette option est seulement configurable dans un formulaire
  • Sert de filtre sur les items de la liste à présenter à l'utilisateur
• La Valeur par défaut
  • On peut se servir de la valeur par défaut déjà configurée dans le champ
  • Ou choisir une valeur par défaut différente pour ce formulaire seulement

Dans les CI

Les listes de valeurs sont utilisées dans la configuration des attributs de types Liste déroulante des CI. 

À partir d'un attribut de CI : 

1. Choisir un type Liste déroulante.
2. Choisir la source du champ, autrement dit, la Liste de valeurs à utiliser.
   • Les choix de listes existantes proviennent des catégories Tous et Attribut de CI.
   • Une fois la source sélectionnée, on peut voir les valeurs de la liste avec le bouton des points de suspension.
   • La fenêtre de la liste de valeurs s'affichera.
   • Des modifications à la liste peuvent être apportées à cette étape, mais il faut toujours se souvenir que la liste sert à plusieurs endroits.
3. Sauvegarder le champ.

Dans les champs personnalisés d'un utilisateur et d'un contrat de services

Les listes de valeurs sont utilisées dans la Configuration des champs de type Liste déroulante, qui sont utilisées dans l'onglet Informations additionnelles d'un Utilisateur ou d'un Contrat de service. 

À partir de la Configuration des champs :

1. Sélectionner le module :
   • Contrat de services
   • Utilisateur
2. Ajouter un champ 

   ​

3. Sélectionner le type Liste déroulante
4. Choisir la source du champ, autrement dit, la Liste de valeurs à utiliser.
   • Les choix de listes existantes proviennent des catégories
     • Tous
     • Contrat de services
     • Utilisateur
   • Une fois la source sélectionnée, on peut voir les valeurs de la liste avec le bouton des points de suspension.
   • La fenêtre de la liste de valeurs s'affichera.
   • Des modifications à la liste peuvent être apportées à cette étape, mais il faut toujours se souvenir que la liste sert à plusieurs champs.
5. Sauvegarder le champ.