Articles reliés

• Modèle de base - Incidents
• Modèle de base - Demandes de service
• Création de formulaires personnalisés dans Octopus

Introduction

Octopus est utilisé dans plusieurs contextes différents. Parce que d'une entreprise ou d'une équipe à l'autre les besoins en matière du comportement requis lorsqu'une personne fait une nouvelle demande sont parfois très variés, plusieurs options sont disponibles pour soutenir ces besoins. 

Cet article va se concentrer sur les éléments qui peuvent être configurés en lien avec les champs Demandeur et Utilisateurs pour les incidents et les demandes de services. 

Comme il s'agit de configurations possibles, les permissions qui donnent accès aux options et/ou aux données de références sont requises pour mettre ces options en place. 

Options disponibles

Initialiser l'utilisateur au nom du demandeur

Dans Octopus

Par défaut, cette option est active en tout temps dans l'application Octopus.

C'est pour augmenter la vitesse de création d'une requête, puisque la majorité du temps une personne fait la demande pour elle-même. 

Au besoin, on n'a qu'à modifier le nom de l'utilisateur pour une autre personne, comme on le voit dans le GIF. 

Sur le portail Web

Cette configuration est propre à chaque gabarit d'incident ou type de SR et elle peut être modifiée à partir de l'onglet Portail Web. 

Dans la préconfiguration d'Octopus, cette option est celle par défaut,  puisque la majorité du temps une personne fait la demande pour elle-même. 

Si elle est activée, lorsqu'une personne fait une demande à partir du portail Web, elle sera le demandeur et l'utilisateur, mais un bouton Changer permet de choisir un autre utilisateur. 

Si au contraire l'option est désactivée, le nom de la personne sera dans le champ demandeur et l'utilisateur sera <<Vide>>. Comme ce champ est obligatoire, la personne qui fait la requête devra choisir l'utilisateur. 

Le demandeur peut créer un nouvel utilisateur

Cette option sera généralement utilisée dans un contexte très spécifique. Par exemple on peut avoir une requête pour l'arrivée d'un nouvel employé et permettre à la personne qui complète la requête de créer la personne dans Octopus. 

L'avantage de cette option est d'assurer que le nom du nouvel employé est correctement écrit et que la requête sera automatiquement associée à son nom. Si une synchronisation avec l'AD se fait plus tard, le compte ainsi créé devrait être reconnu par AD. 

Cette option est généralement utilisée en combinaison avec une restriction à la requête à un groupe de requérant autorisé. 

Masquer le champ utilisateur

Cette option est particulière, car elle peut être sélectionnée globalement ou à la pièce. Elle agit seulement pour les requêtes soumises sur le portail Web. 

Elle peut servir dans un environment où on ne veut pas permettre à une personne de faire une requête pour une autre sur le portail Web pour aucun type de requête. On utilise alors l'option globale qui masque le champ Utilisateur pour toutes les requêtes sur le portail Web. 

Ou elle peut être utiliser dans un type de requête en particulier pour masquer ou pour permettre de voir le champ Utilisateur à partir du portail Web. 

Le demandeur doit désigner un utilisateur différent de lui-même

Cette option est là pour des contextes spécifiques où l'on sait que la requête ne sera pas faite pour la personne elle-même et on veut s'assurer qu'elle fera le choix d'un autre utilisateur, par exemple pour l'arrivée ou le départ d'un employé. 

Si l'option est activée, elle fera la validation autant sur le portail Web que dans Octopus pour s'assurer que le demandeur n'est pas utilisateur. 

Multi-utilisateurs pour une requête

Dans certains cas on a besoin d'ajouter plus d'un utilisateur à une requête en plus du demandeur. 

Dans Octopus

Par défaut, c'est possible de le faire en tout temps dans l'application Octopus à partir de l'onglet Utilisateur.

Il suffit de rechercher la personne et de faire Ajouter. 

Sur le portail Web à l'aide d'un formulaire

Pour être en mesure de faire la même chose à partir du portail Web, il faut d'abord avoir ajouter un champ de type Multi-utilisateurs à un formulaire. 

Pour plus d'information sur la configuration à faire, voir l'article Création de formulaires personnalisés dans Octopus. 

Restreindre l'accès selon les groupes d'utilisateurs

Une autre option qui est intéressante est de pouvoir donner accès à certaines personnes en tant que requérants autorisés à des requêtes spécifiques.

On peut le faire à l'aide d'un groupe d'utilisateurs qui ont le droit de faire certaines requêtes, ceci autant dans Octopus que sur le portail Web. 

Pour plus d'information sur la configuration, voir la section Restreindre un gabarit de requête pour un groupe d'utilisateurs de l'article Restriction d'un gabarit.